Blog Juni 2020

Ook jij wil vast niet teveel geld uitgeven aan een bijeenkomst. En dat begrijpen we bij Seats2meet maar al te goed, daarom zijn onze voorwaarden ook zo flexibel en hanteren we echt goede prijzen.

Maar zonder te begrijpen waar elke euro nou naar toe gaat, is de kans te groot dat je je budget overschrijdt en dat is simpelweg gewoon balen. Natuurlijk is het heel gaaf om allerlei luxe dingen te reserveren maar als je daardoor geen budget meer overhoudt om deelnemers aan te trekken dan sta je daar met je luxe hapjes. Maak of download een draaiboek voor Evenementen , dan heb je alle posten goed op je netvlies.

Dus is het bijhouden van je budget erg belangrijk voor je ROI (Return On Investement). En is het echt makkelijker dan je denkt. Ik heb een aantal handige tips voor je op een rijtje gezet. Gebruik Excel om je budgetplan verder uit te werken.

1 : Krijg je strategie voor het budget helder

Start met een stapje terug te nemen en goed na te denken over alle posten waar je je geld aan wilt spenderen..

1a. Hoe deed je (of je collega) het eerder?

Heb je die informatie, dan heb een schat aan data waar je van kunt leren. Wat ging er goed, bouw dat dan nogmaals in. Wat ging er niet zo fijn? Bedenk dan scenario’s hoe je het op kunt lossen. Vergeet overigens niet jouw contactpersoon van Seats2meet erbij te betrekken. Die heeft jarenlang ervaring dus doe er je voordeel mee.

Maak een lijst van posten waar je de vorige keer teveel geld aan hebt uitgegeven. En een lijstje waarvoor je te weinig geld voor opzij had gezet.

Bij de zaken waar je teveel hebt uitgegeven bepaal dan het budget voor deze keer en bespreek dit met betrokken partijen. Houd ook rekening met een stukje onvoorzien. Dat is altijd iets wat tegenvalt. 5 % is hiervoor redelijk. Deze lijstjes zijn al een goed uitgangspunt voor een werkdocument in Excel.

Als je al vaker een vergaderzaal bij Seats2meet hebt geboekt, dan kennen we je en weten we hoe goed jij een evenement kunt organiseren en hoe de communicatie verlopen is. Voor ons is dat heel waardevol en zorgt het dat we samen alles tot in de puntjes voor je kunnen regelen.

1b. Waar gaat het geld naar toe?

Uit onderzoeken met verschillende evenementorganisatoren is gebleken dat heel vaak het budget niet toereikend is. (daarom ook de post van 5% Onvoorzien).

De hoofdkosten

  • Marketing en promotie: 56%
  • Catering / Food & Beverage: 40%
  • Programmering (sprekers/entertainment): 47%
  • Locaties: 47%

Komt dit ongeveer overeen met hoe jij het bedacht hebt? Lees ook onze 9 tips voor een goed prijsvoorstel.

2. Bepaal je doelen voor jouw evenement

Zodra je posten hebt geïdentificeerd om je uitgaven voor aan te scherpen, kun je specifieke doelen gaan stellen. Het stellen van doelen houdt je scherp.

Stel doelen vroeg, inclusief hoeveel tickets je wilt verkopen en hoeveel sponsoromzet je wilt genereren. Als je dat doet, kun je op tijd bijsturen waar nodig om te zorgen dat je inkomsten je uitgaven dekken en je je eventuele winstdoel behaalt.

Tip: weet je niet zeker of je prijzen wel concurrerend en aantrekkelijk zijn? Lees dan hier hoe je een prijsstrategie opstelt waarbij je bezoekers ieder jaar weer terug keren en je de winst genereert die je nodig hebt.

3. Ontvang akkoord van alle betrokkenen

Hoe eerder je een akkoord krijgt van je stakeholders om te plannen, hoe beter. Een grove budgetschatting kan je helpen een idee  van omzet te krijgen dat je steeds tussendoor  kunt blijven aanpassen.

Tip: Het is verstandig minimaal 3 offertes op te vragen. Ook als je al een vaste leverancier hebt. Dit geeft je namelijk ook onderhandelingsruimte. De kans is groot dat je iemand anders vindt die lager zal gaan en dat je favoriete leverancier hun prijs zal matchen of wat extra service zal bieden zoals bijvoorbeeld gratis parkeren voor je personeel op locatie.

4. Breng al je uitgaven in kaart zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Je kunt nu alle posten op gaan nemen in je excelbestand. Eventbrite heeft een handig excelbestand gemaakt met daarin een budget template. Een budget bevat posten zoals huurkosten, verlichting en geluid, catering en meer. Lees ook ons draaiboek voor het organiseren van een evenement door, dat geeft ook een beeld van waar je allemaal op moet letten.

Beschrijf helder en duidelijk – een ander moet het ook begrijpen – de aandachtsgebieden van je evenement. Dan weet je meteen wat het belangrijkste is. Als je de categorieën hebt kun je vandaar uit verder gaan met invujllen.

Wees ook heel nauwkeurig met het beschrijven van de posten, algemene items zoals Food en Beverages kun je beter uitsplitsten zodat je per items offertes kunt opvragen.

Tip: Typische budgetten hebben twee kolommen voor kosten – verwachte kosten en daadwerkelijke kosten. Hoe beter je schatting, hoe meer deze twee kolommen overeenkomen.

5. Verwerk de complete lijst van kosten in je budget

We hebben een lijst gemaakt van de meest voorkomende categorieën in een evenementbudget. Het is belangrijk om goed uit te splitsen zodat je de details kunt bijhouden.

Tip: gebruik verschillende kleuren om je spreadsheet te verduidelijken, zodat je in een oogopslag kunt zien welke posten bij welke categorieën horen.

6. Houd rekening met de kosten van je ticketprovider of registratieplatform

Zorgen dat alles technisch op rolletjes loopt gaat ook niet  kosteloos. Daar goed in investeren kan een groot verschil maken in de ervaring van je bezoekers en van jezelf.

Meest voorkomende technologiekosten:

  • Evenement-app
  • Ticketingpartner/registratieplatform, Seats2meet beveelt Eventbrite hiervoor aan.
  • Livestreaming, of het gebruik van onze Owl

Tip: kies een ticketing- of registratieplatform waarmee je toeslagen aan je deelnemers kunt doorberekenen, zodat je niets uit eigen zak hoeft te betalen.

7. Maak een schatting van je marketing- en promotiekosten

Je komt altijd op een punt dat je moet gaan snijden in je budget. Daarvoor is het wel goed te begrijpen hoe je promotiestrategie is. Bekijk je uitgaven voor marketing en welke kanalen de vorige keer het beste voor je gewerkt hebben.

Door te investeren in de juiste tools en technologie, met de juiste mensen, kunnen er veel kosten vrijkomen. Bijv. het verschil tussen actief adverteren op Linkedin of met een heel team vaak posten op Linkedin.

  • Social media: Lees hier hoe je gratis je gebruik vergroot op social media.
  • SEO: Gebruik een ticketing-partner met een sterk domein, waar jij je registratiepagina onder kunt hangen, zodat jouw evenementen automatisch een betere kans krijgen om hoog in de zoekresultaten van Google te komen – zonder dat jouw team meer tijd en geld hoeft te investeren.

Tip: Heb je al een lijst bestaande klanten/bezoekers? Schrijf deze dan als eerste aan. Dat is vaak ‘laaghangend fruit’. Het kost je meer tij en geld om nieuwe klanten te krijgen

8. Wat wil je aan ROI van je evenement?

Uiteindelijk is je budget de manier om je Return on Investment (ROI) te berekenen. Is je doel om winst te maken?
Gebruik deze eenvoudige formule om je ROI uit te rekenen:

[(Totale omzet – Totale kosten van evenement) ÷ Totale kosten van evenement] X 100 = ROI

Als je ROI 1X is, betekent dit dat je break-even hebt gedraaid. De meeste evenementen streven naar een ROI van minimaal 2-3X.

9. En nóg komen er verrassingen

Een bekende regel: reserveer 5 tot 25% van je budget voor onvoorziene uitgaven. Als je wat speelruimte in jouw budget steekt, heb je voldoende ademruimte om onverwachte kosten op te vangen, voor het geval dat bijvoorbeeld je A/V- of sprekerskosten hoger uitvallen dan verwacht.

Tip:  Hoe groter het evenement, hoe groter de buffer.

10. Veel gemaakte fouten

Het is belangrijk elke dag zo’n 10 minuten te besteden aan je budgetplan. Het helpt je om goed op de hoogte te blijven van wat er speelt en te zorgen dat niet alles op 1 hoop terecht komt. Bijv. facturen en offertes onder de verkeerde post wegzetten, beetje uit gemakzucht.

Verkennen andere bronnen van inkomsten.
Een groot deel van je omzet kan komen uit andere bronnen dan alleen je ticketverkoop. Denk aan:

  • Sponsoren
  • Partnerships/co-organisatie
  • Donaties
  • Verkoop van eten en drinken (items die niet binnen de catering van Seats2meet vallen)
  • Merchandise

11. Be Creative

Kom je nog steeds niet uit met je plan? Tja, dan moet je je creativiteit aan gaan boren.  Of dat aan een ander vragen. Je gaat nu nadenken hoe je jouw evenement het beste kunt gaan promoten. Wist je dat je aan Seats2meet kunt vragen hier een handje in te helpen?

Er zijn nog wel een paar beslissingen die je kunt nemen om je marketingbudget wat bij te stellen.

Hier een aantal voorbeelden:

  • Promoten met behulp van influencers
  • Gratis technologie-tools gebruiken
  • Delegeren wat je kunt aan stagiaires of vrijwilligers
  • Samenwerken met Seats2meet

Tot ziens bij Seats2meet!
bekijk hier onze ruimtes

En nog heeeeeel veel meer leuke artikelen én evenementen vind je op de sites van onze 2 andere locaties

Doe er je voordeel mee!
Groet

Helma Schellen, marketingmanager.
(Ja, connecten op linkedin is altijd leuk)