Blog Juli 2020

Als je een evenement gaat organiseren weet je dat je een groot deel van je budget moet reserveren voor de locatie. Een goede locatie met de uitstraling die past bij het evenement is gewoon erg belangrijk en is geen sluitpost.

Ik heb 9 tips voor je zodat je een goede deal met Seats2meet maakt.

1. Begin er mee om Seats2meet te vertellen wat je budget is.

Misschien voelt het niet fijn om in het beginstadium al aan te geven wat je budget is maar het scheelt ons beiden gewoon veel tijd als dit wel bekend is. Normaal gezien reageren wij op een aanvraag met een standaardprijs. Als jij al in het begin je budget voorlegt is het mooi om samen in gesprek te gaan of we aan jouw budget kunnen voldoen en waar we een en ander samen kunnen bijstellen. Daardoor bouwen we een fijne band op waarbij we echt partners zijn. Degene waar je mee onderhandelt is dan meteen jouw contactpersoon. Je kunt dan altijd om hulp vragen want we willen natuurlijk ook dat jouw evenement een succes is.

We hebben ook een handig budgetplan voor je!

2. Je biedt zelf ook waarde voor Seats2meet

Als je al vaker bij ons bent geweest dan kennen we je en weten we hoe goed jij een evenement kunt organiseren en hoe de communicatie verlopen is. Voor ons is dat heel waardevol en zorgt het dat we samen alles tot in de puntjes voor je kunnen regelen.

3. Kies een locatie die bij je evenement past

Mocht nou blijken dat je op onze locatie niet al je bezoekers kunt ontvangen, vraag dan naar onze online mogelijkheden. Wij hebben goede apparatuur om jouw event groots uit te zetten. Zo kun je deelnemers vanaf een andere locatie zoals: thuis, andere S2M locatie of een andere zaal, laten deelnemen.

Mocht deze locatie om een andere reden niet bij je passen, kijk dan op www.seats2meet.com en ontdek welke andere locaties er nog meer zijn. In Brabant (Eindhoven en Den Bosch) zijn er sowieso al 2 waar je heel fijn een evenement kunt organiseren.

4. Samen zijn we zo flexibel mogelijk over datum en tijd

Ook Seats2meet heeft periodes waarin het rustig en druk is. Dat kan zelfs per week veel verschillen. De kunst is samen te ontdekken wat jouw behoefte is en onze mogelijkheden zijn. Bij aanvang kan het fijn zijn als je een aantal data met jouw voorkeursopties geeft. Wat ook interessant is, is evenementen te plannen op dagen dat het minder druk is. Dat heeft namelijk ook invloed op de prijs. Vraag ons daarnaar want we helpen je er graag mee.

5. Een ruimte in optie aanvragen

Seats2meet is altijd bereid een datum voor je in optie te zetten. We hanteren daar prima voorwaarden voor. Deze ontvang je in je vrijblijvende offerte. We staan bekend om onze flexibele voorwaarden ook al hebben we die door de coronacrisis wat aan moeten scherpen.

6. Bundel je krachten

Vraag na welke evenementen op dezelfde dag als dat van jou plaatsvinden op de locatie en bundel je krachten. Misschien wil je zelfs met de organisatoren van het andere evenement praten om meerdere gedeelde aspecten te bespreken, denk hierbij aan bijvoorbeeld de items zoals PR of entertainment.

7. Breng je eigen personeel mee

Het is misschien mogelijk de kosten te verlagen door je eigen personeel in te schakelen om taken uit te voeren waarvoor de locatie normaal gesproken kosten in rekening brengt zoals het ombouwen van een zaal voor en na je evenement, het bemannen van de garderobe of het beheren van de registratiebalie. Verduidelijk wat jij en jouw medewerkers wel en niet kunnen doen om misverstanden te voorkomen. Het handigste is om hiervoor een draaiboek samen te stellen.

8. Boek meerdere evenementen

Mocht je meerdere evenementen in de planning hebben, bespreek dat dan met ons, wellicht kunnen we daar afspraken over maken.

Als je niet zo vaak een evenement organiseert, bijvoorbeeld een jaarlijks liefdadigheidsevenement, dan zou je kunnen aanbieden om samen een prijsafspraak te maken. Een lange termijnverbintenis aangaan helpt om een relatie op te bouwen waar we samen een goed gevoel bij hebben.

9. Maak de deal aantrekkelijker

Het gaat niet alleen om wat de locatie jou te bieden heeft. Als je iets terug kunt geven, is de samenwerking een stuk aantrekkelijker voor de locatie. Als je actief onze locatie promoot dan doen wij dat ook voor jou. Zo zorgen we samen dat het evenement echt een succes wordt. Vraag naar onze mogelijkheden om bekendheid te vragen via het landelijke Seats2meet netwerk, onze website, nieuwsbrief en social media kanalen.

Conclusie

Eigenlijk kunnen we nu samen wel concluderen dat alles draait om communicatie. Als we een fijne, ook al is het kort, relatie opbouwen dan bied je je deelnemers ongetwijfeld een goede ervaring die nog lang blijft hangen.

Wil je meer weten over budgetteren? Lees dan mijn artikel “hoe maak je een budgetplan

En nog heeeeeel veel meer leuke artikelen én evenementen vind je op de sites van onze 2 andere locaties

Tot ziens bij Seats2meet!
bekijk hier onze zalen

Helma Schellen, marketingmanager.
(Ja, connecten op linkedin is altijd leuk)