seats2meet tilburg spoorzone 1 tips evenementen

3 tips voor een goed voorbereid evenement

Het is niet echt fijn als je een erg goed programma of training hebt en dan tot de conclusie komt dat je te weinig deelnemers hebt. 
 
De twijfel slaat toe
Zijn er al veel van dit soort trainingen op dit gebied, hoe onderscheid ik mezelf, waarom lukt het mij niet, moet ik iets aan mijn tarief doen? Wat doe ik fout? Ik heb geen budget om aan marketing te doen enz enz. 
 
Hoe voorkom je het gevoel van teleurstelling bij jezelf?
Een van de belangrijkste zaken die je moet regelen is een locatie. Niet zomaar een locatie maar een die van a tot z met jou meedenkt. Door de jarenlange ervaring van ons, draaien we daar onze hand niet voor om. Gebruik deze kennis en vraag ons om advies. We helpen je graag.

En daarom hebben we nu al 3 goede tips voor je

1. Een goede voorbereiding is het halve werk

Een open deur maar wel eentje waar je doorheen moet stappen. Wat echt heel handig is, is werken met Trello. Je kunt per evenement een bord aanmaken en daar alles in verwerken. Je kunt een agenda maken, diverse checklist, in een team werken, bestanden uploaden en chatten met je teamleden. Iedereen ziet alles in 1 oogopslag. Trello is gratis, dat is ook mooi meegenomen.

voorbeeld: https://www.youtube.com/watch?v=QkU_xOoTFHo

Natuurlijk kun je ook Excel daar goed voor gebruiken. 

Hoe groter je checklist hoe beter, zo vergeet je niks. Stel deze ook bij na elk evenement. Werk het uit tot op detailniveau. denk aan dingen zoals je omgeving informeren, naambordjes, meerdere inschrijftafels, de inschrijflijsten op alfabetische volgorde enz. Laat deze lijst door 2 a 3 collega’s bekijken.

2. Houd je collega’s goed op de hoogte

Als je een evenement organiseert is dat vaak iets waar het hele bedrijf mee te maken heeft. Houd je collega’s goed op de hoogte, stuur ruim op tijd een save-the-date Vertel regelmatig wat er die dag/dagdeel gaat gebeuren en wat ze kunnen verwachten. En waar ze moeten zijn en waar ze kunnen parkeren. 

Als het een evenement betreft waarvoor bezoekers voor worden uitgenodigd, vraag je collega’s dan actief berichten te delen op social media.

Informeer je collega’s  dat ze bijvoorbeeld na een bepaalde tijd geen afspraken meer op kantoor ontvangen.  Of zoek je hulp voor tijdens het event? Bespreek dan duidelijk wie welke taak heeft.

Over op de hoogte zijn, vergeet eventuele buren niet op de hoogte te stellen van mogelijk overlast en vermeld een nummer waar ze eventueel naartoe kunnen bellen als er die dag of avond toch iets is. Daar voorkom je een hoop narigheid mee.

3. Werk met betrouwbare partijen

Je wilt alles natuurlijk perfect geregeld hebben. Besteed veel aandacht aan het vinden van de voor jou juiste partijen om mee samen te werken. Dat begint met in de 1e plaats een goede locatie. Zij kunnen je adviseren welke andere partijen jou kunnen helpen.

Begin hier echt op tijd mee en wacht niet tot je ineens iets nodig hebt want dan creëer je een hoop stress bij jezelf, terwijl dat misschien niet nodig is. Maar het geeft je dan wel een bepaalde mindset. 

Vraag dus aan de locatiemanager van Seats2meet welke partijen hij/zij voor jou het beste vinden en noem S2M dan bij je eerste contact. Vraag in je eigen netwerk, o.a. op Linkedin, wie ervaring heeft met een partij en bel ze daarna gerust even op. Zorg dat je voor elke dienst 2 contacten legt zodat je kunt kiezen maar een backup hebt.


Vanzelf deze tips ontvangen?

Meld je aan en je zult als eerste weten bijvoorbeeld welke evenementen er georganiseerd worden. Daarbij ontvang je ook onze tips over het organiseren van een fijne vergadering of een geweldig evenement. Ons magazine verschijnt 10x per jaar in je mailbox. Heb je een leuk artikel wat je in onze nieuwsbrief zou willen plaatsen? Vraag hier meer informatie.

Meld je aan voor ons magazine

* indicates required



deze onderwerpen spreken mij het meeste aan